Cách sửa lỗi xuống dòng trong Word

Lỗi xuống dòng trong Word là một trong những vấn đề thường gặp và gây khó chịu cho người dùng, nhất là những ai thường xuyên làm việc trên phần mềm này. Thực tế, trong quá trình soạn thảo, nếu không cẩn thận, bạn hoàn toàn có thể gặp phải lỗi tự xuống dòng trong Word không đúng, xuống dòng khi không cần thiết. Nếu đang gặp phải tình trạng nói trên, nguyên nhân và cách khắc phục nhanh chóng mà bạn không thể bỏ qua được màn hình máy tính Tomko chia sẻ ngay sau đây.

1. Giải đáp – Lỗi xuống dòng trong Word là gì?

• Word có thể nói là phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản được sử dụng rộng rãi hiện nay, đặc biệt là với học sinh, sinh viên cũng như các đối tượng nhân viên văn phòng. 
• Sử dụng Word nhiều nhưng không ít người thường xuyên gặp phải một số lỗi nhỏ, gây ảnh hưởng đến văn bản soạn thảo, đồng thời làm gián đoạn quá trình làm việc thông thường. Trong đó, điển hình và gây đau đầu cho khá nhiều người đó là lỗi xuống dòng trong bảng Word hay cả Word xuống dòng không đều.

• Thực tế, lỗi xuống dòng trong Word không phải là tình trạng lỗi quá hiếm gặp. Tương ứng, lỗi này là tình trạng khi một dòng văn bản trong tài liệu của bạn tự động xuống dòng mà không có lý do, dãn cách chữ xuống dòng không đồng nhất hoặc chữ bị tách khi thực hiện thao tác xuống dòng.. 
• Điều này có thể làm cho tài liệu của bạn trông lộn xộn, khó đọc, kém chuyên nghiệp, gây khó khăn cũng như mất thời gian, công sức cho người dùng trong việc sửa đổi và chỉnh sửa nội dung để đảm bảo sự chuẩn xác, đồng bộ. 
• Thực tế, lỗi xuống dòng trong Excel cũng như trong Word có thể xảy ra do khá nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là do định dạng tài liệu hoặc do việc điều chỉnh cài đặt xuống dòng của chính người dùng.

2. Hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi xuống dòng trong Word nhanh, đơn giản

Tùy trường hợp lỗi xảy ra trên thực tế mà người dùng có thể can thiệp, áp dụng cách khắc phục lỗi xuống dòng trong Word tương ứng nhằm đảm bảo văn bản, tài liệu được chỉn chu, đúng chuẩn nhất. 

Các cách sửa lỗi xuống dòng trong Word có thể tham khảo bao gồm:

2.1. Trường hợp chữ bị tách khi xuống dòng

• Chữ bị tách xuống dòng sẽ khiến việc theo dõi, đọc văn bản bất tiện đáng kể. Đồng thời văn bản hiển thị cũng không đảm bảo tính đồng nhất cao.
• Khi sử dụng căn lề đều 2 bên (Justify) trong Word, bạn sẽ thường xảy ra tình trạng lỗi xuống dòng khiến khoảng cách giữa các chữ bị giãn ra nhiều. Lỗi này thực tế là do Word tự động giãn cách các chữ sao cho đảm bảo phù hợp với độ dài của dòng. 
• Tương ứng, để khắc phục tình trạng này, bạn có thể áp dụng cách đơn giản đó là nhấn phím Enter để xuống dòng thay vì nhấn tổ hợp phím Shift+Enter.

2.2. Trường hợp tự động xuống dòng

Khi bạn đang tiến hành nhập văn bản, nếu trường hợp chưa hết độ dài của dòng mà Word lại tự động nhảy xuống dòng thì đó chính là lỗi tự động nhảy xuống dòng.

Để khắc phục lỗi xuống dòng trong Word 2010 này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Mở văn bản Word đang gặp tình trạng lỗi xuống dòng trong Word và cần khắc phục. Tiếp đến, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để thực hiện mở hộp thoại Find and Replace, click chọn thẻ Replace.
• Bước 2: Tại mục Find what, bạn nhập “.^p” (Trong đó, ký tự “.” có nghĩa là kết thúc câu, còn ký tự “p” ở đây là xuống dòng).
• Bước 3: Tại mục Replace with, bạn tiếp tục nhập ký tự tùy ý nhằm thay thế ký tự xuống dòng (chẳng hạn, có thể nhập chuỗi ký tự “####”).
• Bước 4: Click chọn Replace All để thực hiện việc thay đổi toàn bộ các phần xuất hiện tình trạng tự động xuống dòng trong Word.
• Bước 5: Tiếp tục thực hiện mở hộp thoại Find and Replace như thao tác ở trên, tuy nhiên, tại mục Find what, bạn cần nhập ký tự “^p”. Còn với mục Replace with, bạn sẽ nhấn phím cách trên bàn phím (phím space) 1 lần nhằm tạo khoảng cách >> Click chọn Replace All.
• Bước 6: Tiếp tục thực hiện hộp thoại Find and Replace lần nữa, tại mục Find what, bạn cần nhập ký tự tùy ý đã thay thế ở bước 3. Tại ô Replace with, bạn tiến hành nhập ký tự “.^p” >> Nhấn chọn Replace All để tiến hành xóa các hàng trống, đồng thời sửa lỗi xuống dòng trong Word.

2.3. Khoảng cách các dòng không đều

Có những lúc chúng ta phải sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn trong quá trình soạn thảo, với nhiều kiểu giãn cách dòng khác nhau từ nguồn sao chép, khi dán chung vào file Word thì các định dạng giãn dòng lại bị khác nhau, tạo ra lỗi khoảng cách giữa các dòng không đều nhau và bạn cần áp dụng cách sửa lỗi xuống dòng trong Word khi copy để loại bỏ tình trạng lỗi này.

Để khắc phục lỗi xuống dòng trong Word 2010 này, bạn có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Thực hiện mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, sau đó chọn thẻ Replace.
• Bước 2: Ngay tại mục Find what, thực hiện nhập ký tự “^”. Còn tại mục Replace with, thực hiện nhập ký tự “^p”. 

• Bước 3: Chọn Replace All để thực hiện thay thế toàn bộ các khoảng cách dòng bị khác nhau.

3. Lưu ý cách xuống dòng trong Word đúng chuẩn để không bị lỗi

Để tránh lỗi xuống dòng trong Word, bạn nên tuân thủ các quy tắc sau khi xuống dòng, đồng thời tránh mất thời gian trong việc tìm nguyên nhân cũng như tiến hành sửa lỗi chữ bị xuống dòng trong Word. Cụ thể, các nguyên tắc cần lưu tâm đến bao gồm:

• Không thực hiện xuống dòng ở giữa một từ hoặc một số.
• Không nên xuống dòng liên tục quá nhiều lần.
• Không sử dụng phím Tab để tạo khoảng trắng giữa các từ hoặc đoạn văn bản.
• Sử dụng phím Enter để xuống dòng khi bạn muốn kết thúc một đoạn văn bản trong quá trình soạn thảo trên Word.
• Sử dụng tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng nhưng không kết thúc một đoạn văn bản. Chẳng hạn, nếu đoạn văn bản của bạn có 2 ý và bạn muốn tách nó thành 2 dòng riêng biệt, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím này.
• Tránh sử dụng phím Enter hai lần để xuống 2 dòng vì cách làm này sẽ làm file Word nặng hơn và dễ dàng xảy ra lỗi khi định dạng văn bản. Thay vào đó, bạn có thể bôi đen 2 dòng đó, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing, và điều chỉnh phần Line Spacing thành Double để 2 dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường. Sau đó, chọn OK để hoàn tất thao tác.

4. Kết luận

Lỗi xuống dòng trong Word có thể gây ra nhiều phiền toái khi sử dụng. Tuy nhiên, nắm rõ nguyên nhân và áp dụng các bước chỉnh lỗi xuống dòng trong Word đúng cách sẽ giúp người dùng tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc hơn đáng kể. 

Ngoài ra, để tối ưu hiệu quả làm việc ngay trên thiết bị, tránh gặp phải tình trạng lỗi xuống dòng trong Word nhưng không thể nhận biết, bạn có thể trang bị, nâng cấp cho mình một chiếc màn hình máy tính kích thước lớn hơn, qua đó cũng góp phần tối ưu trải nghiệm hơn. Để được tư vấn mẫu màn hình máy tính chất lượng, giá tốt nhất, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ đến Tomko ngay hôm nay!

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ 

Công ty TNHH Thương Mại Thiết bị hiển thị TOMKO

• Trang web: https://tomko.com.vn/
• Mail: [email protected]/ [email protected]
• Hotline đặt hàng tại Website: 0399962388
• Hotline Showroom Hà Nội: 0868 881 266 - Hotline Showroom HCM: 0337 895 558
• Hotline Bảo hành: 19008625
• Địa chỉ: Lô D24-NV14, ô 25, khu D, khu đô thị Geleximco – Lê Trọng Tấn – Phường Dương Nội – Quận Hà Đông – Hà Nội
• Showroom HN: 192 Lê Thanh Nghị, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Gian hàng tại Aeon Mall Hà Đông: Tầng 1, Đầu sảnh Vườn Ươm, Aeon Mall Hà Đông, Hà Nội
• Chi nhánh HCM: 382 đường 3 tháng 2, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh