Cách copy từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng

Thực hiện sao chép từ Excel sang Word là thao tác phổ biến làm việc với máy tính. Hiện nay, cả Excel và Word đều là 2 phần mềm được dùng phổ biến trong bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa biết cách copy từ Excel sang Word giữ nguyên được định dạng. Với vấn đề này, bạn chỉ cần xem thông tin màn hình máy tính TOMKO cung cấp trong bài sau để có đáp án chi tiết nhất.

 

 

 

1. Tại sao cần sao chép từ Excel sang Word

Có rất nhiều lợi ích nếu bạn biết cách sao chép từ Excel sang Word. Đó chính là:

• Bảng dữ liệu từ Excel khi sang Word sẽ không gặp phải tình trạng lỗi định dạng hay rộng hơn so với trang giấy.
• Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc căn chỉnh lại bảng ở Word mà vẫn đảm bảo độ thẩm mỹ.
• Bạn có thể sử dụng các thông tin được sao chép từ Excel qua và chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp ngay trên Word.
• Thoải mái thực hiện các thao tác in ấn hay các báo cáo, thuyết trình ở Word mà không gặp bất cứ cản trở nào.

 

 

2. Cách copy từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng

Muốn sao chép bảng từ Excel sang Word không hề khó. Hiện nay, có rất nhiều cách để bạn áp dụng cho thao tác này. Chỉ cần tiến hành theo thông tin hướng dẫn dưới đây, bạn sẽ dễ dàng chuyển dữ liệu qua Word từ Excel nhanh chóng, hiệu quả nhất.

2.1. Kết hợp tính năng AutoFit Word cùng lệnh Copy, Paste để sao chép từ Excel sang Word

Cách làm này sẽ được thực hiện đơn giản với 4 bước như sau:

• Bước 1: Bạn mở bảng Excel muốn sao chép và click chuột phải để chọn mục “Copy” hoặc có thể thao tác nhanh bằng tổ hợp phím “Ctrl +C”.

 

 

• Bước 2: Bạn mở file Word cần dán và nhấn vào mục “Home” phía trên cùng rồi chọn tiếp “Paste” và chọn “Paste Special”. 

 

 

• Bước 3: Tại giao diện của cửa sổ mới, bạn chọn tiếp vào mục “Microsoft Excel Worksheet Object” và kết thúc bước này bằng cách nhấn chọn “OK”.

 

 

• Bước 4: Khi bảng tính từ Excel được dán vào Word, bạn di chuyển chuột vào ô vuông nhỏ ở góc trên của bảng tính (có hình dấu cộng). Sau đó, bạn click để kéo chỉnh kích thước bảng như mong muốn.

 

 

Lưu ý, nếu muốn chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã sao chép qua word thì bạn cần Click chuột 2 lần vào bảng tính trong Word. Sau khi chỉnh sửa xong, bạn chỉ cần click chuột vào bất cứ vị trí nào ở ngoài bảng là có thể đưa giao diện của Word về bình thường.

2.2. Kết hợp tính năng Object Excel và lệnh Copy, Paste Special để sao chép bảng Excel sang Word

Không khó để bạn sao chép từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng nếu áp dụng theo cách này. Chi tiết các bước như sau:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và click chuột phải chọn mục “Copy” hoặc thực hiện nhanh bằng cách nhấn “Ctrl +C”.

 

 

• Bước 2: Mở file Word muốn dán bảng và nhấn “Ctrl +V” hoặc click chuột phải để mục “Paste Option” hiện ra. Ở đây, bạn chọn vào mục “Keep Source Formatting”.

 

 

• Bước 3: Bạn chọn vào bất cứ ô nào trong bảng đã sao chép về Word rồi đưa chuột đến “Table Tools” ở trên thanh công cụ để chọn mục “Layout”. Bạn chọn tiếp “AutoFit ” và nhấn vào mục “AutoFit Window”. Bạn cũng có thể tiến hành nhanh bước này bằng cách chọn vào biểu tượng hình dấu cộng ở góc trên cùng bảng và Click chuột phải để chọn tiếp “AutoFit ” > “AutoFit Window”.

 

 

2.3. Cách sao chép Excel sang Word bằng việc chuyển sang định dạng ảnh

Một số trường hợp chỉ cần thực hiện cách sao chép từ Excel sang Word vừa trang giấy mà không cần chỉnh sửa thông tin thì bạn có thể chuyển định dạng sang ảnh trước. Có 2 cách để thực hiện như sau:

2.3.1. Cách 1: Sử dụng tính năng Copy as Picture

• Bước 1: Chọn dữ liệu cần sao chép ở trên Excel và nhấn vào mục “Home”, chuyển chọn mục “Copy” và chọn tiếp vào “Copy as picture”. 

 

 

• Bước 2: Nhấn “OK” để ảnh được sao chép thành công.

 

 

• Bước 3: Mở file Word bạn muốn dán ảnh và nhấn tổ hợp “Ctrl +V” hoặc Click chuột phải rồi nhấn mục “Paste” là có thể dán ảnh vào Word.

 

 

2.3.2. Cách 2: Dùng tính năng Paste picture

• Bước 1: Mở bảng Excel và nhấn “Ctrl + C” để chọn dữ liệu muốn sao chép hoặc click chuột phải để chọn “Copy”.

 

 

• Bước 2: Mở tiếp file Word muốn dán ảnh và nhấn “Ctrl +V” hoặc chọn mục “Paste” chọn tiếp “Picture” để hoàn thành việc dán ảnh từ Excel sang Word.

 

 

• Bước 3: Dán bảng từ Excel qua Word.

 

 

2.4. Nhúng bảng vào Word để sao chép bảng từ Excel sang Word

Có một cách để bạn có thể tạo 1 bảng Excel ngay trên trang văn bản Word một cách tiện lợi mà vẫn có thể sao chép bảng từ Word sang Excel không bị nhảy dòng. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Bạn chọn toàn bộ bảng trong Excel bằng việc nhấn “Ctrl +C” hoặc click chuột phải để chọn mục “Copy”.
• Bước 2: Bạn chuyển chuột sang file Word và đưa chuột đến vị trí bạn cần hiển thị bảng.
• Bước 3: Chuyển chuột vào mục “Home” và chọn “Clipboard”. Chọn mũi tên dưới vào mục “Paste” và nhấn tiếp mục “Paste Special”.
• Bước 4: Bạn chọn mục “Paste” và click mục “Microsoft Excel Worksheet Object” để nhấn “OK” là xong.

 

 

Cách này không chỉ giúp sao chép văn bản từ Word sang Excel mà còn giúp bạn tảo được bảng Excel ngay trên file Word với khả năng chỉnh sửa, tính toán hàm số… Như vậy, bạn đã có 1 file Word tích hợp cả tính năng của Excel để việc ứng dụng trong công việc tiện lợi hơn rất nhiều.

2.5. Sử dụng phần mềm Smallpdf để sao chép bảng Excel vào Word

Có một cách sao chép bảng từ Excel sang Word bằng cách dùng phần mềm online mà bạn có thể áp dụng. Đó chính là sử dụng Smallpdf.com. Cách thực hiện đơn giản như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào https://smallpdf.com/
• Bước 2: Chọn tải file Excel cần sao chép lên phần mềm bằng cách nhấn mục “Chọn các tệp”.

 

 

• Bước 3: Bạn chọn vào mục Excel mà mình muốn chuyển đổi ở trong file lưu trữ dữ liệu của máy tính. Nhấn “OK” để kết thúc bước thực hiện này.

 

 

• Bước 4: Sau khi file Excel được chuyển đổi xong thì bạn tiếp tục chuyển nó từ định dạng PDF sang Word bằng cách chọn mục “PDF sang Word” ở trên giao diện của phần mềm.

 

 

• Bước 5: Chọn tiếp mục “Chuyển sang Word” và click tiếp vào “Chọn tùy chọn” có màu xanh dương ở bên dưới.

 

 

• Bước 6: Chỉ cần chờ hệ thống chuyển đổi sang file Word và tải file xuống là xong. Lúc này, bạn chỉ cần mở file Word ra là có thể chỉnh sửa các dữ liệu từ Excel ban đầu một cách dễ dàng mà không bị tình trạng lỗi font hay bất cứ vấn đề nào khác.

 

 

2.6. Sử dụng Convertio để cách sao chép dữ liệu từ Excel sang Word hiệu quả

Ít ai biết https://convertio.co/vn/ cũng là cách có thể giúp bạn sao chép Excel sang Word rất tiện lợi. Cách làm đơn giản như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào phần mềm qua link https://convertio.co/vn/ và click vào mục “Chọn tập tin” trên giao diện.

 

• Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện mới với các tập tin được lưu trữ trong máy tính. Bạn chỉ cần click vào tập tin Excel muốn chuyển đổi và nhấn mục “Open” là được.

 

 

• Bước 3: Ở mục “Đến” phía trên giao diện bạn nhấn chọn vào mục “Tài liệu” và chọn mục “Doc”.

 

 

• Bước 4: Sau khi hệ thống thực hiện chuyển đổi từ Excel sang Word hoàn tất thì có thể tải file về máy. Bạn chỉ cần mở file Word vừa được tải về để có thể chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu một cách dễ dàng nhất.

 

3. Kết luận

Chi tiết các cách copy bảng trong Excel sang Word TOMKO đã giúp bạn tìm hiểu trong bài trên. Nó có thể giúp bạn thực hiện nhanh thao tác chuyển đổi dữ liệu từ 2 phần mềm này được hiệu quả, tiện lợi. Như vậy, bạn có thể xử lý công việc hay học tập dễ dàng hơn rất nhiều.

 

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ 

Công ty TNHH Thương Mại Thiết bị hiển thị TOMKO

• Trang web: https://tomko.com.vn/
• Mail: [email protected]/ [email protected]
• Hotline đặt hàng tại Website: 0399962388
• Hotline Showroom Hà Nội: 0868 881 266 - Hotline Showroom HCM: 0337 895 558
• Hotline Bảo hành: 19008625
• Địa chỉ: Lô D24-NV14, ô 25, khu D, khu đô thị Geleximco – Lê Trọng Tấn – Phường Dương Nội – Quận Hà Đông – Hà Nội
• Showroom HN: 192 Lê Thanh Nghị, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Gian hàng tại Aeon Mall Hà Đông: Tầng 1, Đầu sảnh Vườn Ươm, Aeon Mall Hà Đông, Hà Nội
• Chi nhánh HCM: 382 đường 3 tháng 2, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh