Kinh nghiệm - Cẩm nang
Cách chèn chữ ký vào Word
Cách chèn chữ ký vào Word là 1 mẹo vô cùng hữu ích đối với dân văn phòng. Thay vì phải ký từng trang văn bản hoặc do điều kiện địa lý không cho phép ký trực tiếp. Chúng ta có thể học cách chèn chữ ký tay vào Word chuyên nghiệp chỉ với vài bước đơn giản. Cùng bỏ túi 1 số cách làm hay dưới đây mà màn hình máy tính TOMKO chia sẻ nhé!
1. Tại sao cần chèn chữ ký vào Word
- Chúng ta đều biết tầm quan trọng của chữ ký trong đời sống, đặc biệt là trong công tác quản lý hay ký kết các văn bản, giấy tờ. Chữ ký có vai trò xác nhận tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu. Đôi khi nó còn liên quan đến vấn đề pháp lý.
- Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: lượng văn bản giấy tờ nhiều không thể ký đồng đều (giấy khen, giấy chứng nhận, thư chúc mừng, giấy mời…); điều kiện địa lý không thể trực tiếp ký…Cách xử lý đơn giản là chèn chữ ký vào Word. Thay vì phải ký tay hàng loạt văn bản “sống”, người dùng có thể tạo chữ ký trong Word với 1 thời gian ngắn.
2. Lợi ích của việc chèn chữ ký vào văn bản Word
2.1. Xác thực tính nhận dạng
Chèn chữ ký vào tài liệu Word giúp người dùng xác thực nhận dạng cá nhân của mình. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tình huống như ký hợp đồng từ xa, gửi email hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý.
2.2. Chuyên nghiệp hóa tài liệu
Chèn chữ ký vào tài liệu giúp tăng tính chuyên nghiệp của tài liệu. Đặc biệt khi bạn gửi tài liệu cho đối tác kinh doanh, khách hàng hoặc người tiếp nhận.
2.3. Tuân thủ quy định và chuẩn mực
Trong một số lĩnh vực như hợp đồng thương mại hoặc giấy tờ pháp lý, việc chèn chữ ký là một yêu cầu bắt buộc để tài liệu được xác nhận là hợp lệ và có giá trị.
2.4. Tiết kiệm thời gian
Thay vì ngồi ký “sống” hàng chục, hàng trăm văn bản, chúng ta có thể học cách chèn chữ ký vào file Word và in đồng loạt. Mẹo hay giúp tiết kiệm thời gian trong việc ký tá tài liệu trong tương lai. Thậm chí, chữ ký đã tạo có thể sử dụng nhiều lần cho những văn bản tiếp theo.
3. Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào Word chi tiết
Tuỳ vào từng mục đích và yêu cầu của văn bản, người dùng có thể thực hiện chèn chữ ký vào Word theo những cách khác nhau. Dưới đây, màn hình TOMKO sẽ giới thiệu 3 cách chèn ứng dụng linh hoạt cho các loại tài liệu cần ký.
3.1. Chữ ký tay
Chữ ký tay có thể để dưới 2 dạng là chữ ký sống (giữ nguyên màu mực) và chữ ký đen (đã qua chỉnh sửa). Cách tạo và chèn chữ ký tay vào Word đơn giản như sau:
3.1.1. Cách 1: Dùng công cụ Paint
Paint là 1 phần mềm chỉnh sửa ảnh vô cùng hữu ích. TOMKO còn phát hiện nó còn rất hữu dụng trong cách chèn chữ ký và con dấu vào Word. Cách thực hiện chèn như sau:
- Bước 1: Scan sắc nét văn bản có sẵn chữ ký sống, chữ ký đen hoặc chữ ký có dấu. Nếu không có máy scan chúng ta có thể chụp lại và đưa ảnh đó lưu vào máy tính.
- Bước 2: Mở ảnh file scan hoặc chụp >> kích chuột phải >> chọn “Open with” >> chọn “Paint”.
- Bước 3: Chúng ta thực hiện cắt chữ ký trên Paint, kích vào “Select” đưa xuống phần chữ ký cần cắt. Kéo và căn chỉnh vùng cần cắt phù hợp.
- Bước 4: Sau khi xác định được vùng cần cắt, bạn ấn tổ hợp phím “Ctrl + C” để copy ảnh cắt.
- Bước 5: Mở file văn bản cần chèn, đưa trỏ chuột vào vị trí chèn và ấn tổ hợp phím “Ctrl + V” để Paste ảnh cắt.
- Bước 6: Bạn chỉ cần căn chỉnh vị trí, kích thước chữ ký sao cho phù hợp là được.
Đây là 1 cách chèn chữ ký sống vào Word cực hay. Tuy nhiên để tránh lộ liễu thì phần ảnh scan hoặc ảnh chụp phải chất lượng để tránh lệch tông với văn bản chèn.
3.1.2. Cách 2: Chèn trực tiếp trên Word
- Bước 1: Bạn ký tên ra một tờ giấy trắng tinh sau đó chụp lại và chỉnh sửa cắt những phần dư thừa trên ảnh.
- Bước 2: Xoá phông ảnh chữ ký vừa chỉnh sửa bằng cách vào link https://www.remove.bg/. Chọn “Upload Image” >> Chọn ảnh chữ ký >> Hệ thống sẽ tự động xóa phông ảnh đã tải lên. Quá trình xoá phông hoàn tất, bạn chọn Download để lưu lại về máy tính.
- Bước 3: Mở văn bản mà bạn muốn chèn ảnh chữ ký vào Word >> Chọn Insert >> mục Illustrations >> chọn Picture để tải ảnh lên.
- Bước 4: Giữ phím Shift để di chuyển ảnh đến vị trí cần chèn chữ ký vào Word là xong.
Đối với lượng văn bản lớn cần chữ ký, người có thể thực hiện cách chèn chữ ký vào Word để không phải ký nhiều lần. Việc chèn chữ ký vào Word vừa tiết kiệm thời gian và còn giúp chữ ký được đồng đều hơn.
3.2. Chữ ký ảnh
Cách chèn ảnh chữ ký vào Word cũng được ứng dụng thường xuyên. Tương tự như chèn chữ ký tay với cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Tạo chữ ký ảnh. Có thể bạn đã có một chữ ký ảnh trong tập tin hình ảnh hoặc có thể tạo chữ ký ảnh bằng cách ký lên một tờ giấy và sau đó chụp ảnh lại.
- Bước 2: Cách chèn chữ ký vào Word bằng thanh công cụ “Insert” (Chèn) tại file word. Cụ thể: Insert >> Picture/ Image >> Kích vào file chữ ký ảnh cần chèn >> Ấn nút “Insert”.
- Bước 3: Tùy chỉnh kích thước và vị trí chữ ký ảnh. Bạn kéo cạnh của hình ảnh để thay đổi kích thước. Hoặc nhấp chuột phải vào ảnh chọn “Format Picture”. Tại đây, bạn có thể chỉnh kích thước chữ ký, căn chỉnh vị trí, thêm viền…
- Bước 4: Lưu file sau khi đã chèn chữ ký ảnh.
3.3. Chữ ký số (Digital)
Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến hơn trong xã hội hiện đại. Chữ ký Digital có chức năng như một chữ ký thực nên người dùng cần cài chứng thư bảo mật. Cách chèn chữ ký số vào file Word như sau:
- Bước 1: Vào Signature line thực hiện 3 bước trong mục cách tạo chữ ký và dấu vào Word.
- Bước 2: Truy cập ổ C trên máy tính >> chọn Microsoft Office/Offfice16 >> Chọn tệp Selfcert.exe.
- Bước 3: Tại cửa sổ “Create Digital Certificate” vào mục “Your certificate’s name” >> Nhập tên chứng thư bảo mật >> Ấn OK.
- Bước 4: Bạn mở file Word và nhấp đúp vào khung chữ ký vừa tạo ở bước 1 để mở hộp thoại “Sign” >> nhập chữ ký Digital vào ô trống >> Click vào “Sign” để hoàn tất.
Đối với cách chèn chữ ký Digital trong Word, người dùng sẽ không thể chỉnh sửa văn bản sau khi thêm chữ ký. Trong trường hợp muốn thay đổi định dạng, front chữ, bạn cần vô hiệu hóa chữ ký số sau đó ký lại.
4. Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chèn chữ ký vào Word đầy đủ và đơn giản nhất. Việc chèn chữ ký vào Word mang lại nhiều lợi ích, giúp rút ngắn thời gian ký tá và đồng đều các văn bản. Trong thời buổi công nghệ số, học cách chèn chữ ký giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn. Đừng quên truy cập Màn hình TOMKO để tích luỹ những mẹo dùng máy tính cực kỳ hữu ích.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ
Công ty TNHH Thương Mại Thiết bị hiển thị TOMKO
- Trang web: https://tomko.com.vn/
- Mail: [email protected]/ [email protected]
- Hotline đặt hàng tại Website: 0399962388
- Hotline Showroom Hà Nội: 0868 881 266 - Hotline Showroom HCM: 0337 895 558
- Hotline Bảo hành: 19008625
- Địa chỉ: Lô D24-NV14, ô 25, khu D, khu đô thị Geleximco – Lê Trọng Tấn – Phường Dương Nội – Quận Hà Đông – Hà Nội
- Showroom HN: 192 Lê Thanh Nghị, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Gian hàng tại Aeon Mall Hà Đông: Tầng 1, Đầu sảnh Vườn Ươm, Aeon Mall Hà Đông, Hà Nội
- Chi nhánh HCM: 382 đường 3 tháng 2, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh
Để lại thông tin tư vấn
